氏名や連絡先だけが「個人情報」ではありません。生年月日＋所属＋顔写真の組み合わせや、Cookie・広告IDが他情報と結び付く場面も、企業の管理責任の対象になり得ます。取り扱いを誤れば、法令違反や信用失墜に直結します。
本記事では、個人情報保護法の定義と「要配慮個人情報／個人データ／保有個人データ／匿名加工情報／仮名加工情報／個人関連情報」の違いを実務の視点で整理。さらにGDPRとの相違点を踏まえ、組織・人・物理・技術の四つの安全管理措置をどう整え、開示請求や第三者提供の運用に落とし込むかを解説します。まずは“何を、どこで、誰が扱っているか”の棚卸しから——今日から改善できる具体策をわかりやすく示します。
目次
個人情報とは？
個人情報とは、特定の個人を識別できる情報のことを指します。私たちが日々の業務や生活の中で扱うさまざまな情報の中には、本人の氏名や連絡先だけでなく、組み合わせによって個人を特定できるものも含まれます。
個人情報の定義
日本における「個人情報」の定義は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）によって、次のように定められています。
第二条 この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。 一 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの 二 個人識別符号が含まれるもの
※個人識別符号とは、マイナンバーや生体認証データを指します。
つまり、〇〇さんと名前が書かれていなくても、生年月日＋所属＋顔写真などの情報を組み合わせて特定の誰かと分かる場合、それも個人情報として扱う必要があります。
個人情報に該当する例
個人情報と聞いてまず思い浮かぶのは、氏名や住所、電話番号、メールアドレスなど、日常的にやりとりされる基本的な情報でしょう。
また、顔写真や声、指紋といった、個人の身体的特徴に関わる情報も、それ単体で個人を識別できるため個人情報に該当します。
さらに、マイナンバーや運転免許証番号、パスポート番号など、個人を一意に識別するために用いられる符号（＝個人識別符号）も、個人情報として法的に保護されています。
一方で、購買履歴やWeb閲覧履歴、位置情報など、一見すると匿名的な情報でも、他の情報と組み合わせることで特定の個人が識別できる場合には、個人情報として扱う必要があります。
このように、個人情報にはさまざまな種類があり、その性質やリスクの大きさに応じて法的な分類や管理ルールが設けられています。
個人情報の分類と違い
一口に「個人情報」といっても、その内容や性質によって複数の分類が存在し、それぞれに異なる法的な位置づけや取扱いルールが定められています。
たとえば、住所や電話番号といった一般的な個人情報と、病歴や信条などセンシティブな情報では、取扱いに求められる配慮のレベルが異なります。また、企業が保有するデータが匿名化や仮名化されているかどうかによっても、適用されるルールは変わります。
ここでは、個人情報保護法に基づく主な分類と、それぞれの特徴について整理します。
| 分類 | 特徴 |
| 個人情報 | 氏名、住所、メールアドレスなど、特定の個人を識別できる情報。個人情報の基本形。 |
| 要配慮個人情報 | 人種・病歴・信条など、差別や偏見につながるおそれがある情報。取得時は原則として本人の同意が必要。 |
| 個人データ | 個人情報のうち、データベースで体系的に管理されているもの。セキュリティ管理などが義務付けられる。 |
| 保有個人データ | 事業者が開示・訂正等の対応を可能としている個人データ。本人の請求に応じる義務がある。 |
| 匿名加工情報 | 個人を識別できず、元に戻せないよう加工された情報。第三者提供が可能。 |
| 仮名加工情報 | 個人識別性を低くしたが復元可能な情報。自社内での利用に限り、本人同意なく活用可能（提供は禁止）。 |
| 個人関連情報 | 単体では個人を特定できないが、他の情報と照合することで識別可能となる情報。第三者提供時は本人同意が必要な場合がある。 |
個人情報
個人情報の基本形であり、氏名や住所、電話番号、メールアドレスなど、それ自体で特定の個人を識別できる情報を指します。
また、単体では識別できなくても、他の情報と組み合わせて個人が特定できるものも含まれます。
例としては、氏名、生年月日、性別、住所、顔写真、音声、メールアドレス、電話番号、社員番号などが挙げられます。
企業が日常的に取り扱う顧客情報や従業員情報の多くがこの分類に含まれます。
要配慮個人情報
個人情報の中でも、差別・偏見・不当な取扱いを招くおそれがある情報は要配慮個人情報として、より厳格な管理が求められており、取得時は原則として、本人の同意が必要となります。
例としては、人種、信条、社会的身分、病歴、障害、健康診断結果、犯罪歴、被害歴、労働組合への加入、性的指向・性自認 などがあり、従業員の健康診断結果や面接で得た機微情報など、無意識に取得してしまうケースもあるため、とくに注意が必要です。
個人データ
個人情報のうち、データベースで体系的に管理されている情報を個人データと呼びます。 電子データに限らず、紙ベースの情報であっても、索引がついていて検索可能なものは対象になります。
CRMシステムに保存された顧客情報、Excelで管理されている社員名簿などが代表的な例です。
個人データはその量が膨大になりやすく、漏えいや不正アクセスのリスクも高いため、個人情報保護法に基づき、安全管理措置（アクセス制御、ログ管理など）を講じることが求められます。 特に電子的に管理される場合は、技術的な対策が重要です。
保有個人データ
個人データのうち、事業者が開示・訂正・利用停止などの対応が可能なものが保有個人データに該当します。 この分類に該当するデータは、本人からの開示請求等に対して対応義務が発生します。
人事部門が管理している従業員データ、マーケティング部門が管理する会員情報などがあり、それぞれ従業員や登録した会員からの開示請求が発生することが考えられます。
なお、数日以内に破棄予定のアンケート回答等の一時的な記録であり、事業者が開示・訂正・利用停止などに対応できないものは、保有個人データの対象外とされる場合もあります。
匿名加工情報
個人情報を、特定の個人を識別できないように加工し、復元できないようにした情報が匿名加工情報です。
本人の同意なく第三者に提供することが可能ですが、加工方法や提供先の公表、漏えい防止措置などが義務付けられています。
例としては、地域・年齢層・購買傾向などを統計処理したマーケティングデータ、匿名化された医療データなどがあります。
個人を特定できないことが前提であるため、十分な匿名化処理が行われていることが重要であり、とくに組み合わせたら個人を特定できてしまわないように注意しなければなりません。
仮名加工情報
仮名加工情報は、個人情報を加工し、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないようにしたものです。
匿名加工情報と異なり、復元が可能な情報ですが、自社内の分析や研修などでの利用に限って、本人同意なく活用することができます。
氏名や社員番号を伏せた社内教育用データ、顧客IDを変換したログデータなど、一部分を加工した情報が該当します。
原則として第三者提供は禁止されており、あくまで内部利用に限定されている点に注意が必要です。また、仮名加工情報を取り扱う事業者は、仮名加工情報を他の情報と照合して元の個人情報を識別することが禁止されていることも注意したいポイントです。
個人関連情報
生存する個人に関連する情報のうち、個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報のいずれにも該当しない情報を、個人関連情報といいます。
特に、Webサイトやアプリで収集される技術的情報に該当し、2022年の改正個人情報保護法で新たに明確化されました。
Cookie、IPアドレス、端末ID、閲覧履歴、位置情報、広告ID などが例として挙げられます。
この情報自体は個人情報ではありませんが、個人情報と結びつけて第三者に提供する場合には、本人の同意を得なければなりません。
個人情報に関する主な法規制
れまで紹介してきた個人情報の分類や取扱いルールは、すべて法律によって定められた枠組みに基づいています。企業が個人情報を適切に取り扱うためには、関連する法規制の基本を理解しておくことが不可欠です。
ここでは、主に日本国内における個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）のポイントを中心に、企業に求められる対応と、参考として海外のGDPR（EU一般データ保護規則）との違いについても簡単に触れます。
個人情報保護法とは？
個人情報保護法は、2005年に全面施行され、以降も技術や社会の変化に合わせて改正が重ねられてきた法律です。 現在は、企業・団体・自治体など、すべての事業者が対象となっており、規模や業種にかかわらず、一定の個人情報を取り扱う限りは、法の下で適切な管理が求められます。
企業に求められる主な義務
個人情報を取り扱う企業（＝個人情報取扱事業者）には、主に次の4つの義務が課されています。
1つ目は、利用目的の特定・通知・公表です。個人情報を取得する際は、利用目的をできる限り特定し、本人に通知または公表しなければなりません。また、取得した個人情報は、あらかじめ示した目的の範囲内でのみ利用する必要があります。例えば、アンケートでメールアドレスを取得する場合に、あらかじめ営業活動に利用することを目的に含めていない場合は、営業活動として営業メールを送信してはいけません。
2つ目に、安全管理措置の実施があります。これは個人情報の漏えいや不正アクセスを防ぐため、技術的・組織的な安全管理措置を講じる義務のことです。これは組織的、人的、物理的、技術的な対策に分けられ、扱う個人情報が紙媒体か電子データか、どのように扱われるか、などによって適切な対策を取る事が大切です。
3つ目は、第三者提供の制限と記録義務です。取得した個人情報を第三者に提供する場合は、原則として本人の同意が必要です。また、第三者提供の記録を作成・保存する義務もあります。
法令に基づく場合や、人命などの保護に必要な場合など、例外となるケースでは同意不要となることもあります。
最後は、本人の関与（開示・訂正・利用停止）です。本人は、保有個人データに対して、開示（何が記録されているか確認）、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供停止の請求を行う権利があります。企業はこれらの請求に一定期間内に対応する法的義務があります。
違反した場合のリスク
法令違反が発覚した場合、個人情報保護委員会からの指導・命令や、過料処分、企業名の公表などが行われる可能性があります。また、漏えいや違反の内容によっては、損害賠償や訴訟リスク、社会的信用の失墜にもつながります。
実際に法律上の罰則も明記されています。
第八章 罰則 第百七十六条 行政機関等の職員若しくは職員であった者、第六十六条第二項各号に定める業務若しくは第七十三条第五項若しくは第百二 十一条第三項の委託を受けた業務に従事している者若しくは従事していた者又は行政機関等において個人情報、仮名加工情報若しくは匿 名加工情報の取扱いに従事している派遣労働者若しくは従事していた派遣労働者が、正当な理由がないのに、個人の秘密に属する事項が 記録された第六十条第二項第一号に係る個人情報ファイル（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）を提供したときは、 二年以下の拘禁刑又は百万円以下の罰金に処する。
個人情報保護法への違反には厳しい処罰が待っているため、遵守するよう適切な対応を行いましょう。
GDPRとの違い
日本の個人情報保護法と似た目的を持つ法律として、ヨーロッパ（EU）で施行されている「GDPR（一般データ保護規則：General Data Protection Regulation）」があります。
GDPRは、EU圏内の個人データを保護するための法律ですが、その特徴として国外の企業にも適用されることがある点が大きなポイントです。日本の企業であっても、EU在住の顧客から個人情報を取得し、製品やサービスを提供するような場合には、GDPRの規制を受けることになります。
また、日本の法律では、取得目的を通知・公表することで、必ずしも本人の明示的な同意を得なくても個人情報を取得・利用できる場合があります（黙示的同意も一部認められる）。
一方で、GDPRでは、原則として本人からの明確な同意（オプトイン）が必要です。同意として認められるには、事前に十分な情報が与えられ、本人が自由な意思で選択できることが条件とされており、あいまいな同意は許されません。
さらに、GDPRでは違反時の罰則が非常に重く設定されており、最大で2,000万ユーロ（約30億円）、もしくは全世界売上高の4%のいずれか高い方という制裁金が課される可能性があります。
そのため、日本国内のみで事業を展開する企業であっても、海外進出やグローバル展開を予定している場合には、GDPRへの対応も視野に入れて個人情報保護体制を整えておくことが望ましいでしょう。
企業に求められる個人情報の取り扱い
ここまで見てきたように、個人情報には多くの分類と取扱いルールが存在し、法的な義務も明確に定められています。
そのような中で個人情報を適切に取り扱うためには、ただ法律を守るだけでなく、実際の業務の中でどうやって守るかを考え、対策していくことが欠かせません。この対策を安全管理措置と呼び、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点で整理されます。
組織的安全管理措置
まず企業が取り組むべきは、個人情報を安全に取り扱うためのルールや方針を社内で明確にし、それを実行・監視できる体制を整えることです。
たとえば、社内で個人情報を扱う場合は誰が、どの情報を扱えるのかをはっきりさせる必要があります。そのために個人情報管理責任者などの役割を設け、責任の所在を明確にしておくことが重要です。
また、個人情報の取得方法、利用目的の明示、削除の手続きなど、実務上の取扱ルールを規程として文書化し、従業員がそのルールに沿って業務を行う体制を整えることが求められます。
こうしたルールが形だけにならないように、定期的な社内点検や外部による監査を通じて、実際に守られているかを確認し、必要に応じて見直しを行う仕組みも重要です。
さらに、情報漏えいや誤送信などのインシデントが発生した際に備えて、社内での報告体制や初動対応、原因調査、再発防止策の検討といった一連の対応フローを事前に定めておくことも、組織的管理の一環です。
人的安全管理措置
どれだけ厳格なルールやシステムを整えても、それを運用するのは人です。つまり、従業員一人ひとりが個人情報保護の重要性を理解し、適切に行動できるようにすることが、情報漏えいを防ぐ上で欠かせません。
そのためにまず重要なのが、定期的な研修の実施です。たとえば個人情報を私的にコピーしてはいけない、顧客情報を社外に持ち出す際は管理責任者の承認が必要といった基本ルールを、具体的な事例とともに伝えることで、理解を深めることができます。
併せて、秘密保持や社外持ち出しの禁止といったルールを就業規則や誓約書に明記することも効果的です。特に、退職時などに顧客情報を無断で持ち出すようなインシデントを防ぐためには、入社時からの継続的な教育と書面による同意が重要になります。
こうした取り組みは、悪意ある情報の持ち出しを防ぐだけでなく、うっかりの事故を減らす効果もあります。人的対策は、すべての安全管理措置の土台とも言える存在です。
物理的安全管理措置
個人情報の管理というと、デジタルデータやシステム面の対策が注目されがちですが、実際の業務現場では紙の書類やパソコン、USBメモリといった物理的な資産からの情報漏えいも少なくありません。そうしたリスクを防ぐためには、物理的な管理も欠かせません。
まず基本となるのが、入退室管理です。たとえば、顧客データを保管しているサーバールームや、従業員情報が記載された書類を保管するキャビネットがある部屋などは、誰でも入れる状態ではリスクが高まります。入室には社員証での認証を必須にしたり、入退室の履歴を記録したりするなどの仕組みが必要です。
次に重要なのが、書類や機器の安全な保管です。個人情報が記載された帳票類、バックアップデータを記録したUSBメモリ、業務用ノートPCなどは、使用後に机の上に放置せず、鍵付きキャビネットなどに保管することを徹底しましょう。意外と見落とされがちですが、覗き見防止フィルターやスクリーンロックも効果的です。
そして、見落とされやすいのが廃棄時の管理です。古くなったパソコンや外付けハードディスク、書類などには、まだ情報が残っている可能性があります。これらを廃棄する際は、データを復元できないように物理破壊を行う、あるいは信頼できる業者に委託して適切に処分してもらうことが大切です。
こうした物理的対策は、日常のちょっとした習慣から始められるものも多く、従業員の意識次第でセキュリティレベルを大きく引き上げることが可能です。
技術的安全管理措置
日々の業務で扱う個人情報の多くは、クラウドサービスや社内システムなど、デジタル環境上で管理されています。こうした情報を守るには、技術的な仕組みでの対策が欠かせません。
まず基本となるのがアクセス制御です。情報へアクセスできる人を必要最小限に限定し、役職や業務内容に応じて権限を分けることで、不必要な情報の閲覧や改ざんを防ぎます。たとえば、営業担当が顧客情報にアクセスできても、給与情報にはアクセスできないようにする、といった設定が考えられます。
また、外部からの攻撃に備えるためには、不正アクセスの防止策も重要です。ファイアウォールの設置や、ウイルス対策ソフトの導入といった対策に加え、システムのセキュリティパッチを常に最新の状態に保つことも忘れてはいけません。
さらに、インターネット経由で個人情報をやり取りする際には、通信の暗号化が必要です。HTTPSによる暗号化通信の利用や、パスワード付きファイルの別送といった基本的な対策に加え、ゼロトラストソリューションを用いたアクセス管理や認証強化といった、より高度な管理も求められつつあります。
そして、セキュリティ対策の見える化の一環として有効なのが、アクセスログの記録と監視です。誰が、いつ、どのデータにアクセスしたのかを記録しておくことで、万が一のトラブル時に原因の特定がしやすくなるほか、従業員の意識向上にもつながります。
このように、システムによる保護は、一度設定すれば終わりではなく、日々の更新やモニタリングを通じて継続的に見直すことが大切です。
このように、安全管理措置は組織・人・物理・技術の4つの面からバランスよく整える必要があります。特に中小企業においては、すべてを完璧に実施することが難しい場合もありますが、自社の業務内容やリスクに応じて優先順位をつけながら、できることから着実に進めることが大切です。
まとめ
ここまで見てきたように、個人情報と一口に言っても、その内容は多岐にわたり、取り扱いルールや法的な分類も複雑化しています。
氏名や住所に限らず、健康情報や購買履歴、位置情報、さらに仮名加工・匿名加工といったデータ形式も含め、企業が管理すべき対象は広がり続けています。
また、個人情報保護法やGDPRといった法制度も年々アップデートされており、企業にはルールや運用を継続的に見直す姿勢が求められます。
情報漏えいなどのインシデントは、たった一つの管理ミスやヒューマンエラーから発生し、信用の失墜や損害賠償といった深刻なリスクにつながる可能性があります。
こうしたリスクを回避するためには、理解しているつもりではなく、分類やルールを正確に把握し、業務の中で確実に運用できているかが重要です。
まずは、何を、どこで、誰が扱っているのかを整理することから始めましょう。情報の種類や所在、利用目的が明確になれば、リスクや対策の優先順位も見えてきます。
加えて、収集・利用のフローや社内ルールが実態に合っているかを見直し、安全管理措置（組織・人・物理・技術）の観点から必要な対策を一つひとつ積み上げていくことが重要です。
法令や社会の変化にも目を向け、定期的に自社の体制を見直すことも忘れてはなりません。
個人情報は、企業の信用そのものです。うちは大丈夫と思い込まず、小さな一歩からでも着実に取り組みを進めていくことが、信頼を守る確かな道になります。
今日から、自社の個人情報の取り扱いを見直してみてはいかがでしょうか。
